« Quand on travaille avec le vivant et le climat, on cumule les imprévus… des tâches que l’on avait pas anticipées s’ajoutent d’une semaine à l’autre. Comment bien s’organiser malgré tout? »
Pourquoi organiser son emploi du temps ?
S’organiser tout au long de l’année permet de :
- Gagner en efficacité et diminuer son temps de travail
- Diminuer la charge mentale et ne pas se laisser déborder
- Prendre du recul sur le temps passé pour chaque activité (vente, production,..) et si besoin mieux répartir ce temps
- Pour les exploitations en collectif ou employant des salarié.e.s : autonomiser chaque personne en listant les tâches et en les répartissant
Comment s’organiser ?
Le temps de travail s’organise à plusieurs échelles temporelles : à l’année, à la semaine et à la journée.
La planification du travail à l’année permet de répartir la charge de travail et de réduire les aléas. Elle intervient généralement en période « creuse » (hiver) et comprend :
- La planification des cultures de l’année suivante : prévision des quantités de graines et de plants, planning des commandes, prévision des dates de semis et de plantation. Etaler ses semis sur plusieurs semaines est une habitude à prendre lors de la planification (d’autant plus lorsque l’on travaille seul) . Pour les légumes de conservation (carotte,..), cela permet d’étaler la charge de travail.
- L’entretien du matériel : tracteur, outils divers, matériel d’irrigation,…
Un agenda numérique ou un tableau blanc utilisé comme semainier et accroché dans un lieu de passage fréquent (la pépinière par exemple) permet d’organiser ses tâches en début de semaine et de suivre leur état d’avancement.
L’agenda numérique a l’avantage de garder en mémoire chaque tâche avec sa durée. Le nombre total d’heures travaillées (à la semaine, au mois, à l’année) et la répartition des heures par catégorie de tâches (commercialisation, production, administratif) peuvent être extraits et analysés afin d‘identifier des pistes d’amélioration.
Comment mieux organiser sa semaine ?
« J’utilise un agenda numérique pour m’organiser, voici une semaine type en pleine saison (S20). Qu’en pensez-vous ? »
Dans la suite, nous allons décortiquer l’emploi du temps de Régis et proposer des améliorations.
1. Faciliter la lecture
Pour une meilleure lisibilité, Régis peut utiliser un code couleur pour distinguer les tâches liées à la production, aux récoltes, à la commercialisation et à l’administratif.
2. Concentrer les temps de production
Les moments liés à la production sont éparpillés au milieu des récoltes et de la commercialisation, or ces dernières peuvent être source de charge mentale et impacter l’efficacité en production. Il est donc conseillé de dédier des journées complètes à la production. Pour ce faire, Régis peut décaler la vente de paniers à la fermes du mercredi au mardi et ainsi dédier le mercredi entier à la production.
3. Entretenir le matériel pour éviter les mauvaises surprises
Il est important de se réserver régulièrement des temps de maintenance du matériel pour éviter les imprévus liés à la casse matérielle.
4. Observer régulièrement les cultures
Comme la maintenance, l’observation régulière en production est à intégrer dans son planning : un tour de parcelles en début de semaine combiné à une gestion climatique journalière des tunnels et de la pépinière permettent de réagir rapidement face aux problèmes.
L’énergie et l’état de vigilance de chacun varient au fil de la journée. Lorsque l’on répartit ses tâches dans son semainier ou son agenda, quelques règles simples existent pour réaliser ses tâches efficacement et éviter les erreurs et accidents dus à un manque de vigilance.
- Ne pas travailler avant 6h car l’état de vigilance est trop faible
- Privilégier les tâches physiques sur les créneaux 8h-11h et 15h-19h
- Pour maintenir la motivation et alterner les postures, alterner les tâches régulièrement (toutes les 90’ maximum). Cette règle est d’autant plus vrai lorsque l’on travaille seul. Mieux vaut fractionner les désherbages manuels pour ne pas entacher sa motivation !
- Quand on travaille à plusieurs, faire des points réguliers avec ses employés (en début de matinée et d’après-midi) permet à chacun de connaître ses tâches et d’éviter des quiproquos chronophages et sources d’erreurs
Pour aller + loin : Des outils de planification maraîchère libres de droit existent pour visualiser les tâches à réaliser à l’année, à la semaine ou à la journée. L’outil Brinjel (ex QROP) facilite la gestion globale de l’activité maraîchère et réduit ainsi la charge mentale des maraîchers. Le logiciel est téléchargeable ici.
Article conçu d’après « Outil d’Aide à la Réflexion : Penser son exploitation de manière ergonomique pour rendre le travail efficace et moins pénible » Richir, M. – Wolff M. (2015)